Kliendiandmete töötlemise põhimõtted

Käesoleva dokumendi eesmärk on anda ülevaade, millistest põhimõtetest lähtub HyBa OÜ (edaspidi HyBa) isikuandmete töötlemisel ja millised on andmesubjektide õigused.

Dokumendis on kasutatud terminoloogiat, mis on tuttav andmekaitse valdkonda reguleerivatest õigusaktidest, eelkõige isikuandmete kaitse üldmäärusest (GDPR) ja isikuandmete kaitse seadusest.

Isikuandmete esitamine HyBa-le on vabatahtlik, kuid vajalik HyBa teenuste kasutamiseks. Andmete puudumisel võib HyBa pakutavaid teenuseid piirata või lõpetada.

Vastutava andmetöötleja kontaktid:  

HyBa OÜ (registrikood 14994375)

Asukoht: Pronksi 19, 10124 Tallinn, Eesti Vabariik

Veebileht: www.hyba.ee

Andmekaitsespetsialist: dpo@hyba.ee

1. ISIKUANDMETE LIIGID
   
   HyBa poolt töödeldavate andmete liigid on järgmised:
   
   1. Üldised andmed nagu nimi, isikukood või sünniaeg, kodakondsus, päritoluriik, rahvus, haridus, perekonnaseis ja ülalpeetavate arv, esindusõiguse ja teovõime andmed; 
   2. Kontaktandmed nagu e-post, telefoninumber, elukoha aadress ja tüüp; 
   3. Dokumentide andmed, nt isikut tõendava dokumendiga seonduvad või sellel nähtuvad andmed; 
   4. Digitaalsed andmed nagu HyBa veebilehe ja iseteeninduse kasutamise andmed (logid), elektroonilise isikutuvastuse käigus saadud andmed, IP-aadress, HyBa kontori turvakaamerate ja telefonikõnede salvestised, sotsiaalmeedia kasutamise andmed, küpsiste ja reklaamiga seotud eelistused;
   5. Staatuse andmed, mis on vajalikud ärisuhte olemuse mõistmiseks ning rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamiseks (nt tegevusala, riiklik taust, sanktsioonide kohaldumine, seosed juriidiliste isikutega);  
   6. Finantsteenuste andmed, mille HyBa on saanud finantsteenuse osutamise raames (kliendisuhtluse käigus kogutud andmed, lepingute ja ostudega seonduv info, arvelduskonto andmed, maksekäitumise andmed, muu avalikest andmebaasidest kättesaadav teave).
      
      
2. ISIKUANDMETE KOGUMISE VIISID
   
   HyBa kogub andmeid järgmiselt:
   1. Andmesubjekt avaldab ise oma andmed HyBa-le või tema partnerile elektrooniliste kanalite kaudu (nt veebisaidil, iseteeninduses, e-postiga) või otsesuhtluse käigus (nt telefoni teel), peamiselt eesmärgiga kasutada HyBa teenuseid või saada teenuste kohta lisainfot; 
   2. HyBa teostab teenuste osutamiseks vajalikke päringuid välistesse andmebaasidesse (nt maksevõime hindamiseks tehtav päring maksehäireregistrisse või andmete kontrollimiseks tehtav päring rahvastikuregistrisse) või saab avalikult kättesaadavad andmed Internetist; 
   3. HyBa-le edastab andmed kolmas isik (nt müüja, kellelt andmesubjekt ostab kaupa HyBa makseviisi teenusega, või avaliku võimu haldusasutus). 
      
      
3. ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISE ALUSED
    
   HyBa töötleb andmeid järgmistel alustel ja eesmärkidel:
   1. Lepingu sõlmimiseks ja täitmiseks  
      1. teenuse pakkumiseks (nt tingimuste tutvustamiseks ja määratlemiseks, maksevõime analüüsiks); 
      2. teenuse osutamiseks ja teenuselepingute täitmise tagamiseks (nt teenusega seotud teavituste saatmiseks, maksete tegemiseks, teenuselepingu või ostulimiidi muutmiseks, võlgnevuste sissenõudmiseks, lepingust tulenevate vaidluste lahendamiseks). 
   2. Õigusaktidest tulenevate kohustuste täitmiseks  
      1. rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamiseks (nt isikusamasuse tuvastamiseks ja esitatud andmete kontrollimiseks, kliendisuhte ja tehingute jälgimiseks); 
      2. raamatupidamiseks ja maksuaruandluseks (nt finantsteenuse alusdokumentatsiooni ja müügiarvete säilitamiseks, sh maksuhaldurile edastamiseks).  
   3. HyBa õigustatud huvi alusel  
      1. turvalisuse ja äritegevuse jätkusuutlikkuse tagamiseks, sh tegevusega seotud riskide juhtimiseks; 
      2. tootearenduseks, sh digitaalsete e-kanalite või lahenduste väljatöötamiseks; 
      3. teenuste ja klienditeeninduse kvaliteedi tagamiseks (nt auditeerimiseks, kaebuste menetlemiseks, kõnesalvestiste ja kirjavahetuse säilitamiseks, andmete analüüsimiseks, sh automaatotsuste tegemiseks ja profiilianalüüsiks); 
      4. turunduslikuks tegevuseks (varasema kliendisuhte alusel) või tarbijamängude läbiviimiseks; 
      5. HyBa ja temaga seotud isikute (töötajad, kliendid, partnerid) varade ja õigustatud huvide kaitseks; 
   4. Andmesubjekti nõusoleku alusel  
      1. üksnes nõusolekus määratletud eesmärkidel (nt uudiskirjade ja reklaamide saatmiseks) ja eeldusel, et andmesubjektil on õigus oma nõusolek igal ajal tasuta tagasi võtta.
           
4. ISIKUANDMETE EDASTAMINE 
   
   HyBa võib eeltoodud alustel ja eesmärkidel edastada andmeid järgmistele isikutele:
   1. HyBa-ga samasse konsolideerimisgruppi kuuluvatele äriühingutele; 
   2. teenuste osutamise ja lepingu täitmisega seotud isikutele ja asutustele (nt müüjad, kellelt andmesubjekt ostab kaupa HyBa makseviisi teenusega, samuti tagatise andjad, pangad ja makseasutused, notarid, side-, arhiivi-, IT-, posti- ja verifitseerimisteenuse osutajad); 
   3. registripidajatele, kes haldavad andmeid isikute maksekäitumise kohta (nt maksehäire- või krediidiregister) või kellele HyBa esitab päringuid andmete õigsuse kontrolliks ja lepingute või õigusaktidest tulenevate kohustuste täitmiseks (nt rahvastikuregister); 
   4. võlausaldajatele, kellele HyBa loovutab nõudeõiguse või kellega peetakse vastavaid läbirääkimisi; 
   5. volitatud töötlejatele, kes osutavad HyBa-le teenuseid või saavad andmeid taotletud teenuse osana (volitatud andmetöötlejate nimekiri on kättesaadav HyBa veebilehel); 
   6. lepingurikkumise või kahju tekitamise korral muudele isikutele, kui see on vajalik HyBa või temaga seotud isikute õigustatud huvide kaitseks (nt õiguskaitseasutused, õigusabi või inkassoteenuse osutajad, kohtud ja kohtutäiturid, pankrotihaldurid); 
   7. isikutele, kes on õigustatud andmeid saama õigusaktide alusel (nt õiguskaitse- ja järelevalveasutused, pankrotihaldurid, notarid, kohtud ja kohtutäiturid, maksuhaldur); 
   8. andmesubjekti esindajale, kui vastav õigus tuleneb õigusaktidest, kohtulahendist või HyBa-le aktsepteeritavast volikirjast.  

HyBa tagab isikuandmete tähtajatu kaitse ning ei töötle ega edasta neid käesolevas dokumendis nimetamata tingimustel ja isikutele (sh väljaspool Euroopa Majanduspiirkonda asuvatesse riikidesse). Kui HyBa edastab andmeid oma lepingulistele partneritele (nt volitatud töötlejatele), sisaldab partneriga sõlmitud kokkulepe isikuandmete saladuses hoidmise kohustust.   

5. ISIKUANDMETE AUTOMAATNE TÖÖTLEMINE 
   
   HyBa võib kogutud isikuandmeid kasutada eeltoodud alustel ja eesmärkidel profiilianalüüsiks või teha neile andmetele tuginedes automatiseeritud otsuseid. 
   1. Profiilianalüüs tähendab HyBa poolt isikuandmete automaatset töötlemist eesmärgiga analüüsida andmesubjekti eelistusi, käitumist ja finantsseisundit ning teha selle pinnalt otsuseid või turunduspakkumisi. Profiilianalüüs võimaldab HyBa-l pakkuda sobivamaid teenuseid ning ennetada ja tuvastada riskikäitumist, samas võib see mõjutada andmesubjekti õigusi ja võimalusi HyBa teenuste kasutamisel.   
   2. Automatiseeritud otsuseid tehakse infotehnoloogiliste vahendite abil (ilma inimese sekkumiseta) ja profiilianalüüsile tuginedes. See võimaldab HyBa-l tõhustada otsuste tegemist ja pakkuda seeläbi kiiremat teenust.  
   3. Automatiseeritud otsuseid teeb HyBa andmesubjekti maksevõime ja usaldusväärsuse hindamisel (nt ostulimiidi arvutamiseks või muutmiseks). See võib mõjutada andmesubjekti õigusi ja võimalusi HyBa teenuste kasutamisel, kuid andmesubjektil on õigus nõuda automaatse otsuse ülevaatamist HyBa töötaja poolt. Kui HyBa teeb automaatseid otsuseid muudel dokumendis nimetatud eesmärkidel, siis õiguslikke või märkimisväärseid tagajärgi sellega andmesubjektile ei kaasne.     
   4. HyBa võib kasutada oma digitaalsetes kanalites (nt iseteeninduses) eeltäidetud andmevälju, et teha teenuse osutamine kiiremaks ja mugavamaks. Sellisel juhul ilmuvad andmeväljadele automaatselt HyBa-le teadaolevad ja andmesubjektiga seotud eeltäidetud andmed (nt nimi ja kontaktandmed, makseviisi teenusega seotud ostu andmed), kuid sellele vaatamata peab andmesubjekt need enne andmete igakordset kinnitamist või esitamist üle kontrollima.
          
6. ISIKUANDMETE SÄILITAMINE  
   
   HyBa säilitab kogutud isikuandmeid seni, kuni nende töötlemine on vajalik käesolevas dokumendis nimetatud eesmärkide täitmiseks või õigusaktides sätestatud muu tähtaja jooksul.
   1. HyBa määratleb isikuandmete säilitamise perioodi sõltuvalt isikuandmete liigist ja töötlemise eesmärgist, võttes aluseks õigusaktides toodud nõuded või HyBa õigustatud huvi.  
   2. Isikuandmete säilitamise perioodi lõppemisel tagab HyBa isikuandmete kustutamise või anonüümseks muutmise.
            
7. ANDMESUBJEKTI ÕIGUSED 
   
   HyBa juhib tähelepanu, et andmesubjektil on seoses tema isikuandmete töötlemisega järgmised õigused:  
   1. Teabe saamine 
      1. Andmesubjektil on õigus saada tasuta teavet, kas HyBa töötleb tema andmeid ja millised on andmetöötluse tingimused. Andmesubjekt võib taotleda ülevaadet, milliseid temaga seotud isikuandmeid HyBa töötleb.  
   2. Andmete ülekandmine 
      1. Andmesubjekt võib taotleda oma andmete üleandmist teisele vastutavale andmetöötlejale. HyBa teeb kõik endast oleneva, et lahendada taotlus ühe kuu jooksul ning tagada andmete edastamine üldkasutatavas digitaalses formaadis, mis on tehniliselt võimalik.   
   3. Andmete ajakohastamine 
      1. HyBa püüab tagada, et andmesubjekti andmed oleksid õiged ja ajakohased ning eeldab, et ka andmesubjekt ise hoiab HyBa-le avaldatud andmed ajakohasena. Selleks võib HyBa teha andmesubjektile aeg-ajalt ettepaneku oma andmete ülevaatuseks või uuendamiseks. Kui andmesubjekt leiab, et tema andmed ei ole õiged või piisavad, võib ta nõuda HyBa-lt oma andmete parandamist või täiendamist. HyBa kontrollib ja täpsustab andmed eeldusel, et on saanud andmete muutmise aluseks olevad asjakohased tõendid.    
   4. Andmete kustutamine ja töötlemise piiramine 
      1. Andmesubjekt võib taotleda oma andmete kustutamist juhul, kui andmesubjekti hinnangul puudub alus tema andmete edasiseks töötlemiseks (nt kui HyBa töötleb andmeid nõusoleku alusel, kuid andmesubjekt on oma nõusoleku tagasi võtnud). Samuti võib andmesubjekt taotleda oma andmete töötlemise piiramist (nt andmesubjekti pöördumise menetlemise ajaks, mil hinnatakse andmete töötlemise, kustutamise või muutmise aluseks olevaid asjaolusid).  
   5. Nõusoleku tagasivõtmine 
      1. Andmesubjekt saab igal ajal tagasi võtta oma nõusoleku, mille ta on andnud HyBa-le enda andmete töötlemiseks konkreetsel eesmärgil.  
   6. Vastuväidete esitamine 
      1. Andmesubjekt saab esitada vastuväiteid tema õigusi ja võimalusi mõjutavatele otsustele, mis põhinevad tema andmete automaatsel töötlemisel, ja nõuda sellise automaatse otsuse ülevaatamist. Selline õigus on ka juhul, kui HyBa on kasutanud andmesubjekti andmeid oma õigustatud huvi alusel (nt profiilianalüüsil põhinev turunduslik tegevus).  

Eeltoodud õiguste teostamisel tuleb arvestada järgnevaga:  

• HyBa poole pöörduv isik peab olema valmis end tuvastama HyBa-le aktsepteeritaval viisil ning esitama HyBa poolt soovitud täiendava teabe; 

• Pöördumiste edastamiseks tuleb kasutada HyBa ülaltoodud kontaktandmeid, pöördumise kiiremale menetlemisele aitab kaasa taotluse digitaalne allkirjastamine ja edastamine HyBa andmekaitsespetsialisti e-posti aadressile dpo@hyba.ee; 

• HyBa eelistab isikuandmete kaitsmisel ja andmesubjektide pöördumiste lahendamisel andmesubjektide isiklikku ja vahetut osalemist, esindaja kaudu tegutsemisel tuleb esitada HyBa-le aktsepteeritav volikiri (üldjuhul notariaalses või sellega samaväärselt tõestatud vormis); 

• HyBa vaatab pöördumise läbi ja annab tagasisidet 30 päeva jooksul arvates selle kättesaamisest aga kui selle aja jooksul ei ole võimalik pöördumist lahendada, teavitatakse tähtaja pikenemise põhjustest ja uuest tähtajast; 

• HyBa võib nõuda pöördumise lahendamisega kaasnevate põhjendatud kulude hüvitamist või loobuda pöördumise lahendamisest, kui pöördumine on ilmselgelt põhjendamatu või pahatahtlik; 

• Andmesubjekti õiguste teostamine ei mõjuta eelnevalt aset leidnud andmetöötluse õiguspärasust; 

• HyBa võib piirata eeltoodud andmesubjekti õiguste teostamist üksnes juhul, kui see ohustab õigusaktidest tulenevate nõuete või HyBa üldise hoolsuskohustuse täitmist või kui see on vastuolus HyBa või kolmandate isikute vabaduste ja õigustatud huvidega.  

8. MUU OLULINE TEAVE 
   1. Isikuandmete kaitsmise ja töötlemisega seonduvates küsimustes teostab HyBa üle järelevalvet Andmekaitse Inspektsioon (Tatari 39, 10134 Tallinn; telefon 627 4135; e-post info@aki.ee; koduleht https://www.aki.ee). 
   2. HyBa võib teha käesolevas dokumendis ja volitatud andmetöötlejate nimekirjas muudatusi, et tagada teabe ajakohasus, läbipaistvus ja õigusaktidele vastavus ning andmesubjektide kohene informeeritus. Käesoleva dokumendi kehtiv versioon ja HyBa volitatud andmetöötlejate nimekiri on kättesaadavad HyBa veebilehel.